Generalmente, se asocia la palabra “Presupuesto” con “Propuesta”. Con un Presupuesto le decimos a nuestros clientes cómo desarrollaremos determinado servicio, y cuánto le cobraremos por el mismo, además de las formas de entrega y pago con las que trabajamos normalmente.
Hoy nos vamos a referir a otro tipo de Presupuesto. Hablaremos de cómo PLANIFICAR y CONTROLAR que tu negocio evolucione como esperas.
Es común que el llamado “pequeño empresario” crea que no necesita contar con un Presupuesto para hacer el seguimiento de su empresa.
Que el Presupuesto es una herramienta que necesitan sólo las grandes empresas o la Administración Pública, que debe rendir cuentas a los ciudadanos. Este es un error que se repite a menudo, y que se origina en distintas creencias:
- Que es una tarea sumamente difícil de realizar,
- que no se cuentan con todas las variables, por lo que se trata de hacer “futurología”,
- que, como mi empresa es pequeña, no necesito hacer un seguimiento de las distintas variables que hacen a su resultado: “Tengo todo en la cabeza…”
La realidad es que el Presupuesto es una herramienta sumamente importante para determinar:
- Los objetivos que nos planteamos para el próximo año.
- Cómo estamos haciendo las cosas en relación a esos objetivos.
- Acciones correctivas a tiempo para aquello que no está saliendo bien, o para que los cambios en el entorno no signifiquen situaciones negativas para la empresa.
Todas estas cosas afectan a todo tipo de organizaciones: públicas o privadas, grandes o pequeñas, con o sin fines de lucro.
Además, con organización y conociendo nuestro negocio y el mercado en el que está, veremos que no estamos hablando de una tarea ciclópea, ni de “adivinar”.
¿Y cómo se hace?
Todo presupuesto comienza por la proyección de las ventas que plantea la empresa para su próximo año. De esta proyección surgen los demás datos que conforman el presupuesto.
Cuanto más detallado sea el alcance del Presupuesto, va a ser más fácil determinar dónde estuvieron los desvíos. Las proyecciones deberían hacerse al nivel de las cuentas contables, para favorecer las comparaciones.
Es importante tener claro que el Presupuesto debe hacerse en forma mensual, porque de esta manera tendremos la posibilidad de controlar mes a mes cómo avanzan los resultados, sin tener que esperar “el hecho consumado”.
Hacerlo en forma mensual nos permite tener en cuenta la estacionalidad que afecta a nuestro producto o servicio. Si vendemos helados, lo más probable es que se venda más en verano que en invierno. También se consideran los períodos de vacaciones y fiestas en los lugares en que trabajemos.
¿Cuáles son los pasos a seguir para hacer el Presupuesto?
Ya tenemos el Presupuesto. ¿Qué hacemos con él?
Aquí viene lo más importante: El Control Presupuestario.
Una vez que tenemos el Presupuesto desarrollado, debemos compararlo con los datos reales que surgen de la contabilidad mes a mes. Esta comparación nos va a mostrar los desvíos que se van produciendo.
Es importante determinar las razones por las cuales surgen dichos desvíos. Pueden ser:
- Diferencias entre los pronósticos de los analistas sobre la evolución económica y la realidad, o
- por circunstancias propias de la empresa, ya sea por su relación con los proveedores, con los empleados, o porque la estrategia de marketing que se definió tuvo un resultado diferente al que se esperaba (para mejor o para peor).
En cualquiera de los dos casos, debemos tomar las decisiones oportunas para minimizar el impacto negativo de estas diferencias.
El Control Presupuestario es una herramienta indispensable para saber si realmente conocemos nuestra empresa, que nos da ni más ni menos un horizonte común a todos los que conformamos la empresa, para saber hacia dónde nos dirigimos, y cómo estamos cumpliendo nuestros objetivos.